Google Drive se presenta como una alternativa perfecta para realizar algunos de los documentos con los que más trabajamos a diario como las hojas de cálculo, las presentaciones o los documentos de texto. Les damos 10 trucos de Google Drive con los que sacar un mayor partido de la herramienta.
1. Habilitar las funciones sin conexión
Puedes trabajar en Google Drive cuando no cuentes con conexión a Internet, pero tendrás que activarlo primero: pulsa en el botón con forma de engranaje que aparece arriba a la derecha de la página principal y dirígete a Configuración. En la pestaña de General, marca la opción para sincronizar ‘Sin conexión’. Google Drive guardará así tus archivos en la computadora. Mientras trabajes sin conexión, no podrás ver videos o abrir fotos, pero podrás acceder y editar los archivos nativos de Google Drive.
2. Buscar dentro de imágenes y archivos PDF
Si subes una imagen o un PDF con letra clara a Google Drive, puedes realizar búsquedas de palabrasen este tipo de archivos. Dentro de tu biblioteca de Google Drive, pulsa con el botón de la derecha sobre una imagen o PDF , ‘Abrir con’ y elegir ‘Documentos de Google’. Dependiendo de la calidad del archivo, puede que no tengas los resultados perfectos, pero es una opción muy útil para documentos escaneados.
3. Encontrar tus archivos fácilmente
Evidentemente, Google es muy bueno en las búsquedas, así que en Drive no iba a ser menos. Pulsa la flecha que aparece dentro del cuadro de búsqueda de Google Drive. Ahí encontrarás una serie de filtros para buscar archivos de manera más específica.
4. Escanear imágenes en un instante
Si tienes instalada la aplicación de Google Drive para Android, puedes utilizar tu teléfono como un escáner portátil. Desde el menú principal, pulsa el icono con el símbolo ‘+’ y selecciona ‘Escanear’ del menú emergente. Podrás rotar y cortar las imágenes de manera manual (aunque la detección automática ya lo hace bastante bien).
5. Volver al origen de los tiempos de tus archivos
Drive mantiene versiones más antiguas de tus archivos en caso de que necesites volver a ellas (algo muy útil si trabajas con documentos compartidos). Para archivos nativos de Drive: abre el archivo, entra en la pestaña ‘Archivo’ y pulsa sobre ‘Ver historial de revisión’. Para cualquier otro tipo de archivos: botón derecho sobre el documento y seleccionar ‘Administrar versiones’.
6. Dictar texto con tu voz
Porque teclear ya está muy visto, igual prefieres dictar todo el texto que quieras para crear tu documento utilizando tu voz. Dentro de un documento, selecciona ‘Herramientas’ y dirígete a ‘Escritura por voz’. Pulsa entonces sobre el micrófono y ya estarás listo para poder dictar todo lo que quieras. Puedes hacer click con el botón de la derecha sobre las palabras subrayadas para que te ofrezcan palabras alternativas. Además también puedes realizar algunos comandos por voz como por ejemplo, poner un punto.
7. Buscar los archivos más pesados
Si necesitas crear un poco de espacio en Google Drive para no pasarse del límite, puede que necesites borrar alguno de los archivos más pesados. En la página principal, dirige el ratón a la columna gris de la izquierda, donde pone la cantidad de datos que llevas utilizado. Te aparecerá una pequeña etiqueta sobre la cual puedes pulsar el icono que tiene una ‘i’ de información al lado de Drive (también puedes acceder mediante este enlace). Ahí podrás encontrar todos tus archivos ordenados por tamaño y borrar aquellos que necesites.
8. Añadir enlaces en los documentos
Probablemente ya estés familiarizado con añadir enlaces externos dentro de tus documentos. En Drive también puedes añadir enlaces entre varios documentos. Para ello: en ‘Insertar’, selecciona ‘Enlace’ como si fuera un enlace normal y en la barra de búsqueda escribe una palabra o dos para encontrar documentos que se correspondan dentro de tu cuenta.
9. Sincronizar con el escritorio
Instala el cliente de Google Drive para Mac o Windows y tendrás acceso a todos los archivos desde tu computadora (puedes elegir qué carpetas sincronizar). No solo será más fácil subir archivos, también tendrás acceso sin conexión a muchos de ellos, que se sincronizarán de nuevo cuando te vuelvas a conectar.
